Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati raccolti tramite khlumen.com, delle mail inviate da contatti.khlumen.com e dei report su report.khlumen.com è:

2. Mail alle attività e report

Scriviamo ad attività e aziende, per esempio strutture ricettive e gestori di affitti brevi, per mostrare cosa abbiamo notato sul loro sito pubblico e proporre, se interessa, di sistemarlo. Ogni mail porta a un report gratuito su report.khlumen.com.

Scriviamo ad attività, non a privati. Se però l'attività è una ditta individuale, o se un dato permette di risalire a una persona, quel dato è personale e vale quanto scritto qui. Queste informazioni seguono l'art. 14 GDPR, perché i dati non li raccogliamo direttamente da voi.

• Quali dati: il nome dell'attività, il sito web, la casella email di ruolo pubblicata sul sito (come info@ o prenotazioni@; mai indirizzi con il nome di una persona, caselle gratuite o PEC) con la pagina e la data in cui l'abbiamo trovata, i risultati dei controlli fatti sul sito pubblico con le relative schermate, e quante volte gli assistenti AI nominano l'attività, misurato con Mador (mador.ai).
• Da dove vengono: da fonti accessibili al pubblico. Troviamo le attività con Google Places e negli elenchi pubblici delle strutture; il resto lo leggiamo sul sito pubblico dell'attività, aprendolo come farebbe qualunque visitatore.
• Cosa controlliamo sul sito: per esempio se il codice identificativo (CIN) è visibile, quali strumenti di tracciamento partono all'apertura della pagina, come funziona il banner dei cookie, quali canali di contatto si vedono, se c'è un assistente in chat e cosa dicono dell'attività gli assistenti AI.
• Cosa registriamo quando aprite il report: che è stato aperto, quali sezioni sono state viste e quali bottoni toccati, insieme all'user agent del browser. Niente cookie e niente indirizzo IP, a parte i log tecnici del fornitore di hosting descritti nella sezione 3. Nelle mail non ci sono pixel che registrano l'apertura.
• Perché: per scrivere all'attività al massimo tre mail in tutto, preparare il report e, se ci rispondete o prenotate una chiamata, parlarne con voi. Non usiamo questi dati per altro e non li vendiamo né li cediamo.
• Base giuridica: il nostro legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) a far conoscere i nostri servizi ad altre attività. Per limitare l'impatto usiamo solo dati che l'attività ha reso pubblici per farsi contattare, scriviamo solo a caselle di ruolo, mandiamo pochi messaggi e chiunque può fermarci con un clic.
• Destinatari: i fornitori elencati nella sezione 7, che trattano i dati per nostro conto. Se prenotate una chiamata entra in gioco Cal.com, se versate un acconto Stripe. Se ci scrivete su WhatsApp, quella conversazione si svolge su WhatsApp, fuori dai nostri siti.
• Quanto li teniamo: il registro delle mail inviate 24 mesi; il report, le schermate e le visite al report 12 mesi. Poi li cancelliamo.
• Dati delle attività contattate: il nome dell'attività, il sito e l'indirizzo email aziendale li cancelliamo 24 mesi dopo l'ultima mail. Dopo la cancellazione resta solo un'impronta dell'indirizzo (un hash SHA-256), che non contiene l'indirizzo in chiaro e serve unicamente a non ricontattare chi è già stato contattato o ha chiesto di non esserlo. La base giuridica resta il nostro legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR), come descritto sopra.
• Lista di esclusione: chi chiede di non ricevere più mail resta per sempre in una lista di esclusione, così non gli scriviamo più, neanche in futuro. Nella lista non teniamo l'indirizzo in chiaro ma solo la sua impronta (un hash SHA-256), che serve a riconoscerlo se ricompare. Prima di scrivere controlliamo anche la lista di esclusione di Mador.
• Decisioni automatizzate: nessuna. I controlli sul sito sono automatici, ma servono solo a preparare il report e non producono effetti giuridici sull'attività.

Restano gli altri diritti descritti nella sezione 8, compreso il reclamo all'autorità di controllo.

3. Dati raccolti dal sito

La navigazione del sito non richiede registrazione. Trattiamo i dati minimi necessari per erogare il sito e gestire le richieste di contatto B2B:

• Metadati tecnici: indirizzo IP, user agent, referrer HTTP e orario della richiesta, registrati automaticamente dal fornitore di hosting per sicurezza e instradamento.
• Dati di preferenza: la lingua scelta (EN / IT), salvata in un cookie di prima parte e nel localStorage del browser, e la scelta fatta sul banner cookie, salvata nel localStorage.
• Dati di contatto: quando usi il form di contatto, i dati che inserisci (nome, email, azienda se la indichi, messaggio), la pagina del servizio da cui arrivi, se c'è, e la lingua della richiesta. Se ci scrivi via email, il contenuto di quell'email.
• Statistiche di utilizzo: solo se accetti i cookie analitici, Google Analytics 4 raccoglie dati aggregati su pagine viste e interazioni.
• Misura delle inserzioni: solo se accetti i cookie di marketing, il pixel di Meta e il nostro server inviano a Meta le pagine che visiti, le pagine dei servizi che guardi e se ci contatti (modulo, email o link di prenotazione), con indirizzo IP, user agent del browser e gli identificativi _fbp/_fbc di Meta. Quando invii il modulo di contatto viene inviato anche il tuo indirizzo email, cifrato con hash (SHA-256), perché Meta possa collegare la richiesta a un'inserzione.
• Dati di prenotazione: se prenoti una call, i dati che inserisci nel modulo di prenotazione di Calendly.

Non raccogliamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati di pagamento. Usiamo dati per la pubblicità solo nella misura descritta sopra, e solo con il tuo consenso.

4. Finalità del trattamento

• Erogare il sito e garantirne sicurezza e disponibilità.
• Rispondere alle richieste di contatto B2B e valutare possibili collaborazioni.
• Scrivere ad altre attività per proporre i nostri servizi e preparare i report gratuiti (sezione 2).
• Misurare le visite in forma aggregata per migliorare il sito, solo con il tuo consenso.
• Misurare e migliorare le nostre inserzioni su Facebook e Instagram, solo con il tuo consenso.
• Adempiere ad obblighi di legge (es. richieste delle autorità).

5. Base giuridica

Il trattamento si fonda sulle seguenti basi giuridiche previste dal GDPR:

• Esecuzione di misure precontrattuali (art. 6.1.b) per la gestione delle richieste di contatto e delle prenotazioni di call.
• Legittimo interesse (art. 6.1.f) per il funzionamento tecnico e la sicurezza del sito.
• Legittimo interesse (art. 6.1.f) per le mail alle attività e i report, come descritto nella sezione 2.
• Consenso (art. 6.1.a) per i cookie analitici (Google Analytics 4) e per quelli di marketing (pixel di Meta e API Conversioni). Vedi la Cookie Policy.
• Obbligo legale (art. 6.1.c) per eventuali richieste delle autorità competenti.

6. Conservazione dei dati

• Mail alle attività e report: 24 mesi il registro delle mail, 12 mesi report, schermate e visite; nome, sito e indirizzo email dell'attività 24 mesi dopo l'ultima mail; per sempre solo l'impronta degli indirizzi già contattati o che hanno chiesto di non esserlo (sezione 2).
• Log tecnici a livello hosting: conservati per il tempo minimo necessario a fini di sicurezza e operatività, tipicamente fino a 90 giorni.
• Contenuto delle richieste di contatto (scambi email, form di contatto): conservato fino a 12 mesi dall'ultima interazione, o più a lungo se sussiste un rapporto commerciale in essere o un obbligo di legge.
• Dati di Google Analytics, se hai dato il consenso: conservati per il periodo impostato nella nostra proprietà Google Analytics, al massimo 14 mesi.
• Dati pubblicitari di Meta, se hai dato il consenso: da parte nostra non ne conserviamo; Meta li conserva secondo i suoi termini (meta.com/privacy).

7. Destinatari e trasferimenti

Alcuni dati sono trattati da fornitori di servizi che operano per nostro conto. Alcuni possono trattarli fuori dall'UE, secondo le proprie condizioni standard sulla protezione dei dati:

• Vercel Inc.: hosting e CDN. Vercel può trattare i dati in UE o, quando il traffico passa per la sua rete edge globale, in paesi terzi. Ospita anche i report su report.khlumen.com, le cui funzioni girano nella regione di Dublino (Irlanda). Vedi vercel.com/legal/privacy-policy.
• Resend: recapita a noi la notifica del form di contatto e a te l'email di conferma, quindi il contenuto della tua richiesta transita per la sua infrastruttura email. Invia anche le mail che scriviamo alle attività dal dominio contatti.khlumen.com, che spedisce dalla regione UE di Irlanda (eu-west-1). Vedi resend.com/legal/privacy-policy.
• Turso: il database dei contatti, delle mail inviate, dei report e della lista di esclusione, nella regione UE di Irlanda (AWS eu-west-1). Vedi turso.tech/privacy-policy.
• Google (Places API): per trovare le attività a cui scrivere, con nome e sito web. Vedi policies.google.com/privacy.
• Cal.com: lo strumento con cui chi ha ricevuto una nostra mail può prenotare una chiamata; lì si lasciano nome ed email. Vedi cal.com/privacy.
• Stripe: solo se un'attività sceglie di versare un acconto. Vedi stripe.com/privacy.
• Calendly: lo strumento di prenotazione dietro "Prenota 30 minuti". Il suo script si carica solo quando clicchi per prenotare; quello che inserisci lì è trattato da Calendly secondo la sua informativa (calendly.com/privacy).
• Google (Google Analytics 4): solo se accetti i cookie analitici, per misurare le visite in forma aggregata. Vedi policies.google.com/privacy.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (pixel di Meta e API Conversioni): solo se accetti i cookie di marketing, per misurare le nostre inserzioni su Facebook e Instagram. Per la raccolta e la trasmissione di questi dati siamo contitolari con Meta (art. 26 GDPR); quello che Meta fa dopo ricade nella sua informativa, meta.com/privacy. Meta può trasferire dati negli Stati Uniti.
• Il nostro fornitore di posta, per i messaggi inviati a hello@khlumen.com e per le nostre risposte.

Nessun dato viene venduto. I dati arrivano a Meta solo con il tuo consenso ai cookie di marketing, come descritto sopra.

8. I tuoi diritti

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR hai diritto di:

• Accedere ai tuoi dati personali e ottenerne una copia.
• Rettificare dati inesatti o incompleti.
• Cancellare i tuoi dati (diritto all'oblio).
• Limitare il trattamento in determinati casi.
• Ricevere i tuoi dati in formato strutturato e di uso comune (portabilità).
• Opporti al trattamento basato sul legittimo interesse.
• Revocare il consenso in qualunque momento, senza pregiudicare i trattamenti precedenti. Per i cookie analitici e di marketing usa "Modifica preferenze cookie" nella pagina Cookie Policy.
• Non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su trattamento automatizzato (art. 22).

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti scrivi a hello@khlumen.com. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo presso un'autorità di controllo competente, ad esempio l'Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, www.aepd.es) o, per utenti in Italia, il Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

9. Cookie

khlumen.com usa i cookie tecnici e lo storage del browser necessari al suo funzionamento. Google Analytics 4 si carica solo dopo che hai accettato i cookie analitici nel banner, e il pixel di Meta solo dopo che hai accettato quelli di marketing; puoi cambiare la scelta in qualsiasi momento dalla Cookie Policy, dove trovi l'elenco completo dei cookie.

10. Modifiche

Possiamo aggiornare questa policy per riflettere cambiamenti normativi o operativi. Gli aggiornamenti vengono pubblicati su questa pagina con la data di ultimo aggiornamento indicata in alto. Ti invitiamo a consultarla periodicamente.