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La guía completa, paso a paso.

Guía · Alquiler vacacional

Un alquiler vacacional que funciona solo, cumpliendo las reglas.

Siete tareas que hoy se comen horas a quien gestiona viviendas vacacionales y apartamentos. Para cada una: qué construimos, en qué orden y dónde hay que ir con cuidado.

Qué resolvemos

  1. 01Las comunicaciones obligatorias: parte de viajeros, estadística, tasa turística donde exista
  2. 02El check-in online, con el documento recogido antes de la llegada
  3. 03Las respuestas a los huéspedes, desde la duda antes de reservar hasta el día de salida
  4. 04Los precios noche a noche, dentro de los límites que decidís vosotros
  5. 05Las limpiezas, organizadas solas en cada salida
  6. 06Las reservas directas, desde vuestra web
  7. 07Las reseñas: pedirlas en el momento justo y contestar bien

Paso a paso

Abrid las secciones que os interesen: cada una se lee sola.

01Parte de viajeros y estadísticaLos datos de los huéspedes preparados solos y enviados a tiempo.

Qué construimos

  1. 1Cada reserva confirmada abre una ficha de huésped con los datos que llegan del check-in online.
  2. 2Preparamos la comunicación para SES.HOSPEDAJES (Ministerio del Interior), lista dentro de las 24 horas desde la llegada.
  3. 3Los mismos datos sirven para las encuestas del INE o de vuestra comunidad, si os toca responderlas, y para la tasa turística donde exista.
  4. 4Un aviso os dice si falta un documento o si un envío no ha salido bien.

Con cuidado

  • Las credenciales de SES.HOSPEDAJES siguen siendo vuestras: la obligación es del titular, así que al principio cada envío pasa por vuestra confirmación.
  • El registro documental hay que conservarlo el tiempo que marca la norma: lo dejamos guardado en un sitio seguro, no en un correo cualquiera.
02Check-in online con documentoEl huésped sube el documento antes de llegar y vosotros no perseguís a nadie.

Qué construimos

  1. 1Tras la reserva el huésped recibe un enlace para los datos y la foto del documento, en su idioma.
  2. 2Los datos se leen del documento y se revisan: fechas, caducidad, campos que faltan.
  3. 3Si falta algo sale un recordatorio; si todo está bien llegan las instrucciones de llegada.

Con cuidado

  • Las copias de documentos son datos personales: las guardamos solo el tiempo necesario y con una información clara para el huésped.
  • Las normas autonómicas sobre acceso y entrega de llaves cambian: las revisamos para vuestra zona antes de quitar la recepción en persona.
03Respuestas a los huéspedesLas preguntas de siempre se contestan al momento; las delicadas llegan a vosotros.

Qué construimos

  1. 1Recogemos lo que sabéis de la vivienda: wifi, aparcamiento, horarios, normas, recomendaciones de la zona.
  2. 2Las respuestas se preparan con esa información, en el idioma del huésped.
  3. 3Al principio las aprobáis una a una; cuando os fiéis, las sencillas salen solas.
  4. 4Quejas, reembolsos y emergencias nunca salen solas: os llegan con el borrador listo.

Con cuidado

  • En Airbnb los mensajes se quedan dentro de la plataforma: no pedimos a los huéspedes que escriban por otro canal ni usamos sus contactos para otra cosa. Las normas de Airbnb lo prohíben y os jugáis el anuncio.
  • Si el asistente contesta en vuestro nombre, el huésped lo sabe: nada de respuestas que fingen ser una persona.
04Precios noche a nocheEl precio sigue al calendario, los eventos y la demanda, sin bajar de vuestro mínimo.

Qué construimos

  1. 1Fijamos con vosotros un precio mínimo, un máximo y las reglas que no se tocan (estancia mínima, noches sueltas).
  2. 2Cada día el sistema mira ocupación, día de la semana, eventos en la zona y cuánto falta para la llegada.
  3. 3Las propuestas de precio os llegan a vosotros; dentro de los límites que hayáis decidido pueden aplicarse solas en el channel manager.

Con cuidado

  • El precio nunca baja de vuestro mínimo y cada cambio queda anotado con su motivo.
  • Si ya usáis una herramienta de precios dinámicos, la conectamos en lugar de sustituirla.
05LimpiezasEn cada salida quien limpia ya lo sabe, y vosotros veis cuándo ha terminado.

Qué construimos

  1. 1Del calendario de reservas sale el turno de limpieza, con hora de salida y de llegada.
  2. 2Quien limpia recibe el turno en el móvil y lo confirma; si no lo confirma, os avisamos.
  3. 3Al terminar manda las fotos y avisa de lo que falta (ropa de cama, productos, averías).

Con cuidado

  • Las fotos sirven para revisar la vivienda, no a las personas: nada de horarios controlados ni geolocalización de quien limpia sin un acuerdo claro.
06Reservas directasUna web donde quien os conoce reserva sin comisiones.

Qué construimos

  1. 1Una web con disponibilidad real, conectada al mismo calendario de las plataformas, y pago online.
  2. 2El número de registro a la vista y las condiciones de cancelación claras.
  3. 3Quien ya estuvo con vosotros y os dejó su contacto directamente (no a través de una plataforma) puede recibir una invitación a volver.

Con cuidado

  • A los huéspedes que llegaron por Airbnb o Booking no se les escribe para proponer reservas directas: las normas de las plataformas lo prohíben.
  • Para escribir a quien os dejó su contacto hace falta su consentimiento o una estancia previa con vosotros: lo dejamos montado con la privacidad en orden.
07ReseñasLa petición sale en el momento justo y las respuestas están listas para aprobar.

Qué construimos

  1. 1El día después de la salida el huésped recibe un gracias y la invitación a dejar una reseña.
  2. 2Cada reseña nueva os llega con una respuesta ya escrita, en vuestro tono.
  3. 3Las críticas que se repiten se convierten en una lista de cosas que arreglar en la vivienda.

Con cuidado

  • Nada de descuentos ni regalos a cambio de reseñas, ni filtros que piden la reseña solo a los huéspedes contentos: las plataformas y las normas europeas de consumo lo prohíben.

Dos formas de trabajar

Lo construimos juntos

Trabajamos con vosotros, sobre vuestras herramientas y cuentas, y al final sabéis cómo funciona cada pieza.

  • Sesiones de trabajo con quien gestiona las viviendas
  • Todo se queda en vuestras cuentas
  • Os dejamos las instrucciones para cambiarlo solos

Lo construimos nosotros

Nos dais los accesos necesarios, nosotros construimos y os entregamos el sistema ya funcionando.

  • Solo os pedimos las decisiones
  • Lo probamos con reservas reales antes de entregarlo
  • Seguimos disponibles para los cambios

Garantía. Si a la entrega no es como lo prometido, os lo devolvemos todo.

Veamos por dónde empezar

Dos minutos de preguntas sobre vuestra semana: las respuestas nos llegan y os respondemos. No las guardamos en la web.

Sí, tengo un negocio